Zuletzt aktualisiert: 2. November 2026
TokoWorks respektiert die Privatsphäre von Besuchern, Kunden, Ansprechpartnern, Lieferanten und Nutzern unserer digitalen Dienste. Wir gehen sorgfältig mit personenbezogenen Daten um und verarbeiten sie nur, wenn dies für unsere Leistungen, Kommunikation, Sicherheit, Verwaltung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.
Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, warum wir das tun, wie lange wir Daten speichern, mit wem wir Daten teilen können und welche Rechte du hast.
1. Wer sind wir?
TokoWorks ist ein niederländisches Softwarestudio. Wir entwickeln unter anderem Individualsoftware, Websites, CMS-Systeme, Kundenportale, interne Tools, Automatisierungen, Dashboards und Anbindungen an bestehende Systeme wie CRM-, ERP-, Buchhaltungs- und andere Unternehmenssoftware.
TokoWorks
Bisschop Notgerstraat 1
4012 ER Kerk Avezaath
Niederlande
E-Mail: info@tokoworks.com
Telefon: +31 6 53 98 54 86
KvK-Nummer: 90773691
USt-IdNr.: NL865448553B01
Bei Fragen zum Datenschutz oder zu dieser Datenschutzerklärung kannst du uns unter info@tokoworks.com kontaktieren.
2. Für wen gilt diese Datenschutzerklärung?
Diese Datenschutzerklärung gilt für:
Besucher unserer Website tokoworks.com;
Personen, die über die Website, per E-Mail, Telefon, WhatsApp oder einen anderen Kommunikationskanal Kontakt mit uns aufnehmen;
Kunden und potenzielle Kunden;
Ansprechpartner bei Lieferanten, Partnern und Auftraggebern;
Nutzer von Systemen, Dashboards, Portalen oder CMS-Umgebungen, die wir selbst betreiben oder Kunden zur Verfügung stellen;
Personen, deren Daten wir im Rahmen von Projektdurchführung, Support, Hosting, Betrieb oder Wartung verarbeiten.
Bitte beachte: Wenn wir Software für einen Kunden entwickeln, hosten oder warten, verarbeiten wir unter Umständen personenbezogene Daten im Auftrag dieses Kunden. In diesem Fall ist in der Regel der Kunde der Verantwortliche und wir sind Auftragsverarbeiter. Für die Endnutzer dieser Plattform ist dann die Datenschutzerklärung dieses Kunden maßgeblich. Wo nötig, treffen wir dazu gesonderte Vereinbarungen in einem Auftragsverarbeitungsvertrag.
3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten nur personenbezogene Daten, die für den Zweck erforderlich sind, zu dem sie erhoben wurden. Je nach deiner Beziehung zu TokoWorks können wir die folgenden Daten verarbeiten.
3.1 Daten beim Besuch der Website
Wenn du unsere Website besuchst, können wir technische Daten verarbeiten, zum Beispiel:
IP-Adresse;
Browser und Gerätetyp;
Betriebssystem;
besuchte Seiten;
Klickverhalten auf der Website;
Datum und Uhrzeit des Besuchs;
verweisende Website oder Quelle;
Fehlermeldungen und technische Logs;
Cookie-Einstellungen.
Diese Daten nutzen wir, um die Website funktionsfähig zu halten, sie abzusichern, die Leistung zu messen und die Nutzererfahrung zu verbessern.
3.2 Daten bei einer Kontaktaufnahme
Wenn du über die Website, per E-Mail, Telefon, WhatsApp oder einen anderen Kanal Kontakt mit uns aufnimmst, können wir die folgenden Daten verarbeiten:
Name;
Unternehmensname;
Funktion;
E-Mail-Adresse;
Telefonnummer;
Inhalt deiner Nachricht;
Informationen zu deinem Projekt, deiner Frage oder Anfrage;
Dateien oder Anhänge, die du selbst mitschickst;
Kommunikationsverlauf.
Wir nutzen diese Daten, um deine Frage zu beantworten, ein Gespräch zu planen, ein Angebot zu erstellen oder deine Anfrage weiterzuverfolgen.
3.3 Daten von Kunden und Auftraggebern
Wenn du Kunde wirst oder wir ein Projekt für dich durchführen, können wir zusätzliche Daten verarbeiten, zum Beispiel:
Name und Kontaktdaten von Ansprechpartnern;
Unternehmensdaten;
Rechnungsdaten;
Zahlungsdaten;
Vertragsdaten;
Projektdokumentation;
Notizen aus Gesprächen;
technische Spezifikationen;
Zugangsdaten oder Benutzerrechte für Systeme, soweit erforderlich;
Daten zu Supportanfragen, Bugs, Änderungswünschen und Wartung.
Wir nutzen diese Daten, um unseren Vertrag zu erfüllen, Projekte zu verwalten, Support zu leisten, Rechnungen zu versenden und unsere Buchführung in Ordnung zu halten.
3.4 Daten in Software, Plattformen und Systemen
TokoWorks entwickelt und betreibt Individualsoftware, Kundenportale, Dashboards, interne Tools, CMS-Systeme, Integrationen und vergleichbare digitale Lösungen. Dabei können wir Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, die in diesen Systemen gespeichert sind.
Zum Beispiel:
Benutzerkonten;
Namen und E-Mail-Adressen von Nutzern;
Rollen und Rechte;
Anmeldedaten;
Kundendaten;
Bestell-, Planungs-, Berichts- oder Prozessdaten;
Nachrichten, Formulare oder Uploads;
Logdateien;
technische Metadaten;
Daten, die über Anbindungen mit anderen Systemen ausgetauscht werden.
Wir verarbeiten diese Daten nur, soweit dies für Entwicklung, Tests, Betrieb, Hosting, Support, Wartung, Sicherheit oder die Behebung technischer Probleme erforderlich ist.
Stammen diese Daten aus Systemen eines Kunden, verarbeiten wir sie grundsätzlich nur im Auftrag dieses Kunden. Wir nutzen diese Daten dann nicht für eigene kommerzielle Zwecke.
3.5 Daten bei Support, Betrieb und Wartung
Wenn wir Support oder Wartung leisten, können wir Daten verarbeiten wie:
Name und Kontaktdaten der meldenden Person;
Beschreibung des Problems;
Screenshots oder Dateien, die du bereitstellst;
technische Logs;
Benutzer-IDs;
Fehlermeldungen;
Browser- und Gerätedaten;
Zeitpunkt von Aktionen im System.
Diese Daten sind nötig, um Probleme zu analysieren, Bugs zu beheben, Sicherheitsvorfälle zu untersuchen und die Funktionsweise von Software zu verbessern.
3.6 Daten von Lieferanten und Partnern
Von Lieferanten, Freelancern, Partnern und anderen Geschäftskontakten können wir verarbeiten:
Name;
Unternehmensname;
Funktion;
geschäftliche Kontaktdaten;
Vertragsdaten;
Rechnungsdaten;
Bankverbindung;
Kommunikationsdaten.
Diese Daten nutzen wir für die Zusammenarbeit, Verwaltung, Zahlungen und Vertragsverwaltung.
3.7 Daten bei einer Empfehlung
Wenn dich jemand über unser Empfehlungsformular bei uns vorstellt, erhalten wir deinen Namen, Unternehmensnamen und eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Wir bitten die empfehlende Person, dies nur zu tun, wenn du davon weißt. Wir nutzen diese Daten nur, um mit dir über unsere Leistungen Kontakt aufzunehmen. Du möchtest nicht weiter kontaktiert werden? Sag uns Bescheid, dann löschen wir deine Daten.
4. Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Wir fragen nicht aktiv nach besonderen Kategorien personenbezogener Daten, etwa Daten über Gesundheit, Religion, politische Meinungen, Vorstrafen oder andere sensible Informationen.
Schickst du uns dennoch besondere oder sensible Daten, zum Beispiel in einem Dokument, einer Projektdatei, einem Screenshot oder einer Supportmeldung? Dann verarbeiten wir sie nur, soweit dies zur Ausführung deiner Anfrage oder deines Auftrags erforderlich ist. Wo möglich, bitten wir dich, solche Daten nicht mit uns zu teilen, sie zu anonymisieren oder unkenntlich zu machen.
Bei Projekten, in denen regelmäßig besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, treffen wir vorab gesonderte Vereinbarungen zu Sicherheit, Rollen, Verantwortlichkeiten, Aufbewahrungsfristen und Auftragsverarbeitung.
5. Warum verarbeiten wir personenbezogene Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten für die folgenden Zwecke:
den Betrieb unserer Website;
die Beantwortung von Fragen und Kontaktanfragen;
die Planung von Gesprächen;
die Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten;
die Erfüllung von Verträgen;
die Entwicklung, das Testen, die Übergabe und die Wartung von Software;
die Bereitstellung von Hosting, Betrieb und Support;
die Pflege von Kundenbeziehungen;
die Verbesserung unserer Website, Leistungen und Prozesse;
die Absicherung unserer Systeme;
die Untersuchung und Behebung technischer Probleme;
die Verhinderung von Missbrauch, Betrug oder Sicherheitsvorfällen;
die Buchführung und Verwaltung;
die Erfüllung gesetzlicher Pflichten;
die Bearbeitung von Beschwerden oder Streitigkeiten.
6. Auf welchen Rechtsgrundlagen verarbeiten wir personenbezogene Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn dafür eine gültige Rechtsgrundlage besteht.
Erfüllung eines Vertrags
Wir verarbeiten Daten, wenn dies zur Erfüllung eines Vertrags mit dir erforderlich ist, zum Beispiel für Projektdurchführung, Support, Hosting, Wartung, Rechnungsstellung und Kundenkommunikation.
Vorvertragliche Maßnahmen
Wenn du dich wegen eines möglichen Projekts an uns wendest, verarbeiten wir Daten, um deine Anfrage zu prüfen, Fragen zu beantworten und ein Angebot zu erstellen.
Rechtliche Verpflichtung
Bestimmte Daten verarbeiten wir, weil wir gesetzlich verpflichtet sind, sie aufzubewahren, zum Beispiel für unsere Finanzbuchhaltung und steuerliche Pflichten.
Berechtigtes Interesse
Wir können Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten, zum Beispiel für Sicherheit, Logging, die Verbesserung unserer Leistungen, Beziehungspflege, Beweisführung und die Verhinderung von Missbrauch. Dabei berücksichtigen wir immer dein Interesse am Schutz deiner Privatsphäre.
Einwilligung
Für bestimmte Verarbeitungen bitten wir um deine Einwilligung, zum Beispiel für nicht notwendige Cookies, Marketing-Cookies oder Newsletter. Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen.
7. Cookies und vergleichbare Technologien
Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Technologien verwenden. Cookies sind kleine Dateien, die auf deinem Gerät gespeichert werden, wenn du unsere Website besuchst.
Wir können Folgendes verwenden:
Funktionale Cookies
Diese Cookies sind nötig, damit die Website richtig funktioniert. Zum Beispiel, um Einstellungen zu speichern oder bestimmte Funktionen technisch zu ermöglichen.
Analyse-Cookies
Diese Cookies helfen uns zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen. Diese Informationen nutzen wir, um die Website zu verbessern. Wo möglich, richten wir Analyse-Cookies datenschutzfreundlich ein.
Marketing- und Tracking-Cookies
Diese Cookies verfolgen Besucher über Websites hinweg oder werden für Werbung, Remarketing oder Profilbildung verwendet. Wir setzen diese Cookies nur, wenn du dazu deine Einwilligung gegeben hast.
Wenn wir Tools wie Analytics, Pixel, eingebettete Inhalte, Chat-Widgets oder andere externe Skripte verwenden, geben wir dies in unseren Cookie-Einstellungen oder unserer Cookie-Erklärung an.
Du kannst Cookies über deine Browsereinstellungen löschen oder blockieren. Beachte, dass bestimmte Teile der Website dann möglicherweise weniger gut funktionieren.
8. Newsletter und kommerzielle Kommunikation
Wir senden dir nur dann kommerzielle E-Mails oder Newsletter, wenn du dich dafür angemeldet hast, wenn du Kunde bist und die Kommunikation für unsere Leistungen relevant ist, oder wenn dafür eine andere gültige Rechtsgrundlage besteht.
Du kannst dich jederzeit von kommerzieller Kommunikation abmelden. In diesem Fall nutzen wir deine Daten nicht mehr für diesen Zweck.
9. Einsatz von KI-Tools
TokoWorks kann in bestimmten Fällen KI-Tools zur Unterstützung von Softwareentwicklung, Dokumentation, Analyse, Prototypen, Debugging, Textvorschlägen oder Prozessverbesserung einsetzen.
Wir gehen damit kritisch um. Wir geben nicht einfach personenbezogene Daten, Kundendaten, vertrauliche Geschäftsinformationen, Quelldaten oder Produktionsdaten in externe KI-Tools ein. Werden KI-Tools in einem Projekt eingesetzt, in dem personenbezogene oder vertrauliche Daten verarbeitet werden können, treffen wir dazu wo nötig gesonderte Vereinbarungen.
Wo möglich, arbeiten wir mit anonymisierten, pseudonymisierten oder fiktiven Daten. Produktionsdaten werden nur verwendet, wenn dies erforderlich, angemessen abgesichert und vertraglich zulässig ist.
10. Mit wem teilen wir personenbezogene Daten?
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten an Dritte.
Wir können personenbezogene Daten jedoch mit Parteien teilen, die für unsere Leistungen erforderlich sind, zum Beispiel:
Hosting-Anbieter;
E-Mail-Anbieter;
Domain- und DNS-Dienstleister;
Analytics- oder Monitoring-Tools;
Projektmanagement-Tools;
Buchhaltungs- und Rechnungssoftware;
Zahlungsanbieter;
Cloud-Plattformen;
Datenbank- und Speicherdienste;
Anbieter von Sicherheits- und Logging-Tools;
externe Entwickler oder Spezialisten, die an einem Projekt arbeiten;
rechtliche, steuerliche oder kaufmännische Berater;
Behörden, wenn wir gesetzlich zur Weitergabe von Daten verpflichtet sind.
Mit Parteien, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir bei Bedarf Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.
Wenn wir im Auftrag eines Kunden arbeiten und Daten in der Software oder den Systemen dieses Kunden verarbeiten, teilen wir Daten nur, soweit dies für den Auftrag erforderlich ist und gemäß den Vereinbarungen mit diesem Kunden.
11. Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Wir bemühen uns, personenbezogene Daten so weit wie möglich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums zu verarbeiten. Es kann jedoch vorkommen, dass bestimmte Lieferanten oder Unterauftragsverarbeiter Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, zum Beispiel bei internationalen Cloud-, Analytics-, Support- oder Softwarediensten.
In diesem Fall sorgen wir dafür, dass geeignete Garantien eingesetzt werden, etwa Standardvertragsklauseln, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen oder andere nach dem Datenschutzrecht zulässige Mechanismen.
12. Sicherheit
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.
Je nach Dienst oder Projekt können diese Maßnahmen unter anderem umfassen:
Zugriffsverwaltung;
starke Passwörter;
wo möglich Zwei-Faktor-Authentifizierung;
verschlüsselte Verbindungen;
Rollen und Rechte;
Logging und Monitoring;
Backups;
abgesicherte Hosting-Umgebungen;
Updates und Patch-Management;
Beschränkung des Zugriffs auf personenbezogene Daten;
Vereinbarungen mit Lieferanten und Auftragsverarbeitern;
sorgfältiger Umgang mit Test- und Produktionsdaten.
Kein System ist völlig risikofrei. Wir tun unser Bestes, Daten gut abzusichern, und erwarten auch von Kunden und Nutzern, dass sie sorgfältig mit Konten, Passwörtern und Zugriffsrechten umgehen.
13. Datenpannen
Bei einem Sicherheitsvorfall oder einer Datenpanne prüfen wir, was passiert ist, welche Daten betroffen sind und welche Risiken für die betroffenen Personen bestehen.
Wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, melden wir eine Datenpanne der Autoriteit Persoonsgegevens (der niederländischen Datenschutzaufsichtsbehörde) und/oder den betroffenen Personen. Wenn wir als Auftragsverarbeiter für einen Kunden tätig sind, informieren wir den Kunden so schnell wie möglich gemäß den Vereinbarungen im Auftragsverarbeitungsvertrag.
14. Wie lange speichern wir personenbezogene Daten?
Wir speichern personenbezogene Daten nicht länger, als es für den Zweck erforderlich ist, zu dem sie erhoben wurden, es sei denn, wir sind gesetzlich verpflichtet, Daten länger aufzubewahren, oder es besteht ein berechtigtes Interesse an einer längeren Speicherung.
Grundsätzlich gelten folgende Aufbewahrungsfristen:
Kontaktanfragen: höchstens 2 Jahre nach dem letzten Kontakt, sofern daraus keine Kundenbeziehung entsteht;
Angebote und kommerzielle Kommunikation: höchstens 2 Jahre nach dem letzten Kontakt, sofern nicht für Beweisführung oder Nachverfolgung anders erforderlich;
Kunden- und Projektdaten: solange die Kundenbeziehung oder der Vertrag besteht und danach so lange, wie es für Verwaltung, Support, Gewährleistung, Beweisführung oder rechtliche Pflichten erforderlich ist;
Finanzbuchhaltung: 7 Jahre, aufgrund der steuerlichen Aufbewahrungspflicht;
Supportdaten: so lange, wie es zur Bearbeitung der Anfrage nötig ist, und danach so lange, wie es für Qualitätsverbesserung, Beweisführung oder Sicherheit nötig ist;
technische Logs: so kurz wie möglich, sofern keine längere Speicherung für Sicherheit, Fehleranalyse oder die Untersuchung von Missbrauch erforderlich ist;
Backups: für die Dauer des normalen Backup-Zyklus, sofern keine längere Aufbewahrung erforderlich ist;
Bewerbungsdaten, falls zutreffend: höchstens 4 Wochen nach Abschluss des Verfahrens, sofern du nicht in eine längere Aufbewahrung einwilligst.
In Kundenprojekten können abweichende Aufbewahrungsfristen gelten. Diese legen wir im Vertrag, im Auftragsverarbeitungsvertrag oder in den Projektvereinbarungen fest.
15. Deine Rechte
Nach dem Datenschutzrecht hast du verschiedene Rechte. Du kannst von uns verlangen:
Auskunft über deine personenbezogenen Daten;
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;
Löschung deiner Daten;
Einschränkung der Verarbeitung;
Übertragung deiner Daten;
Widerspruch gegen die Verarbeitung;
Widerruf einer zuvor erteilten Einwilligung.
Du kannst eine Anfrage über info@tokoworks.com stellen. Wir können dich bitten, deine Identität zu bestätigen, damit wir sicher sind, dass wir Daten an die richtige Person herausgeben.
Wir antworten so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb der gesetzlichen Frist.
Bitte beachte: Manche Daten können wir nicht sofort löschen, zum Beispiel wenn wir gesetzlich verpflichtet sind, sie aufzubewahren, oder wenn Daten für die Erfüllung eines Vertrags, die Verwaltung, die Sicherheit oder die rechtliche Beweisführung benötigt werden.
16. Datenschutz in Kundenprojekten
Da TokoWorks Software entwickelt, kann Datenschutz Teil des Produkts sein, das wir für Kunden entwickeln. Denk an Kontostrukturen, Rollen, Rechte, Logging, Aufbewahrungsfristen, Exporte, Löschanfragen, Anbindungen und Datenminimierung.
Wir denken dabei mit, aber der Kunde bleibt selbst verantwortlich für die korrekte Gestaltung seiner eigenen Prozesse, Rechtsgrundlagen, Datenschutzerklärung und internen Compliance, sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart ist.
Bei Projekten, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, empfehlen wir, vorab klar festzulegen:
welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
wer Verantwortlicher ist;
wer Auftragsverarbeiter ist;
welche Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden;
wo Daten gespeichert werden;
welche Aufbewahrungsfristen gelten;
wer Zugriff hat;
wie Betroffenenrechte bearbeitet werden;
wie Backups, Logs und Testdaten verwaltet werden;
was bei Beendigung der Zusammenarbeit passiert.
17. Links zu externen Websites
Unsere Website kann Links zu externen Websites oder Diensten enthalten. TokoWorks ist nicht dafür verantwortlich, wie externe Parteien mit personenbezogenen Daten umgehen. Wir empfehlen dir, die Datenschutzerklärung dieser Parteien zu lesen.
18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung ändern, wenn sich unsere Leistungen, Systeme, Lieferanten oder gesetzlichen Pflichten ändern. Die aktuelle Version findest du immer auf unserer Website.
Bei wesentlichen Änderungen können wir Kunden oder Nutzer aktiv darüber informieren.
19. Beschwerden
Hast du eine Beschwerde darüber, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen? Dann kontaktiere uns unter info@tokoworks.com. Wir versuchen, gemeinsam eine Lösung zu finden.
Du hast außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der Autoriteit Persoonsgegevens einzureichen.