01 / Kommunen & Behörden
Software für Kommunen und Behörden, die für alle Bürger funktioniert.
Bürger erwarten, dass sie Dinge online erledigen können, genauso einfach wie bei einem Onlineshop. Gleichzeitig gelten Anforderungen, die ein kommerzielles Unternehmen nicht kennt: Barrierefreiheit, Informationssicherheit, Datenschutz und Transparenz.
Wir bauen digitale Dienste und interne Systeme, die diese erfüllen und die du nach der Übergabe selbst in der Hand behältst.
02 / Bekannte Herausforderungen
Hohe Erwartungen, strenge Anforderungen und ein knapper Zeitplan.
Eine Behörde digitalisiert unter anderen Bedingungen als ein Unternehmen. Es gibt weniger Raum zum Experimentieren, und jede Entscheidung muss gegenüber Bürgern, Verwaltungsspitze und Aufsichtsbehörden erklärbar sein.
Bürger wollen alles online erledigen können.
Ein Antrag, eine Meldung oder der Stand einer Genehmigung. Klappt das nicht einfach, ruft jemand doch an oder schreibt eine Mail, und das bedeutet doppelte Arbeit für deine Organisation.
Du hängst an einem Anbieter oder einem veralteten System fest.
Jede Änderung dauert lange und kostet viel, weil nur dieser eine Anbieter Zugriff hat. Ein Wechsel fühlt sich wie ein Risiko an, das niemand eingehen will.
Barrierefreiheit und Datenschutz sind keine Nebensache.
Digitale Dienste müssen für alle nutzbar sein, auch für Menschen mit Sehbehinderung oder mit Hilfsmitteln. Und die Daten von Bürgern erfordern besondere Sorgfalt.
Es gibt mehr Arbeit als Leute, die sie erledigen.
Die Informationsversorgung läuft mit einer kleinen Besetzung. Erneuerung muss neben dem laufenden Betrieb passieren, mit Budgets, die jährlich festgelegt werden.
03 / Wobei wir dir helfen
Vom Formular der Bürger bis zum System dahinter.
Gute digitale Dienste beginnen bei den Bürgern, stehen und fallen aber mit dem, was dahinter passiert. Deshalb betrachten wir den gesamten Ablauf und nicht nur den Bildschirm, den jemand sieht.
01
Bürger und Unternehmen
Ein Bürger will einen Antrag stellen, etwas melden oder wissen, wie es um sein Anliegen steht. Auf dem Handy, zwischendurch, und ohne erst herauszufinden, welche Abteilung zuständig ist.
Wir bauen Portale und Formulare, die genau so funktionieren. Klar formuliert, nur mit den Fragen, die wirklich nötig sind, und barrierefrei für alle, die einen Screenreader oder eine Vergrößerung nutzen. So müssen weniger Menschen anrufen, um nach dem Stand zu fragen.
Anträge und Meldungen
Intelligente Formulare, die bekannte Daten vorab ausfüllen und nur fragen, was nötig ist.
Status verfolgen
Bürger sehen selbst, wo ihr Antrag steht, ohne anrufen oder mailen zu müssen.
Barrierefrei für alle
Nutzbar mit Tastatur, Screenreader und Vergrößerung, auch auf einem kleinen Handy.
02
Mitarbeitende
Hinter jedem Onlineformular steht ein Mitarbeiter, der den Antrag bearbeitet. Kommt der als einzelne Mail mit einem PDF an, ist zwar für die Bürger etwas digital geworden, für die Organisation aber nicht.
Wir richten die Bearbeitung so ein, dass das System die Routinearbeit erledigt. So fließt die Zeit der Mitarbeitenden in die Fälle, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
Am richtigen Ort
Anträge landen automatisch beim richtigen Team, mit klarer Zuständigkeit.
Schon ausgefüllt
Bereits bekannte Daten muss niemand erneut abtippen oder prüfen.
Wartezeiten im Blick
Eine Übersicht zeigt, welche Vorgänge liegen bleiben, bevor ein Bürger anruft.
03
Anbindungen und Daten
Eine Kommune arbeitet mit Dutzenden Systemen, und die meisten Daten gibt es schon irgendwo. Das Problem ist, dass sie oft abgetippt oder in jedes neue System kopiert werden, mit Fehlern und veralteten Kopien als Folge.
Wir binden über offene Standards und APIs an, sodass Daten an der Quelle bleiben und dort abgerufen werden, wo sie gebraucht werden. Das passt zum Gedanken hinter Common Ground und macht dich unabhängiger von einem einzelnen Anbieter. Ein paar Beispiele für Anbindungen, die uns oft begegnen:
| System | Was es Bürgern oder Mitarbeitenden bringt |
|---|---|
| Fallmanagementsystem | Der Stand eines Antrags erscheint automatisch im Portal |
| Basisregister (BRP, BAG, KvK) | Adress- und Unternehmensdaten sind vorab ausgefüllt und stimmen |
| Dokumentenmanagement | Anhänge landen direkt in der richtigen Akte |
| Finanzsystem | Gebühren und Zahlungen werden ohne Handarbeit verarbeitet |
04
Sicherheit und Datenschutz
Die Daten von Bürgern erfordern besondere Sorgfalt, und nachträgliche Absicherung ist teurer und weniger zuverlässig, als es gleich richtig zu machen. Deshalb regeln wir das ab dem ersten Entwurf, gemeinsam mit deinem CISO und deinem Datenschutzbeauftragten.
BIO
Die Anforderungen der Baseline Informatiebeveiliging Overheid (der niederländische Sicherheitsstandard für Behörden) stimmen wir vorab ab und übersetzen sie in konkrete Maßnahmen.
DSGVO und DSFA
Wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag und wirken an einer DSFA mit, wenn die Verarbeitung das erfordert.
Zugriff und Protokollierung
Mitarbeitende sehen nur, was sie brauchen, und wer was eingesehen oder geändert hat, ist nachvollziehbar.
Hosting
In eurer eigenen Umgebung oder bei uns gehostet, mit den Daten innerhalb der EU.
Einen guten digitalen Dienst erkennt man vor allem an dem, was nicht passiert: kein Anruf, um nach dem Stand zu fragen, und kein Formular, das jemand auf halbem Weg abbricht.
04 / Unser Vorgehen
Von der ersten Erkundung bis zum Betrieb.
Wir beginnen klein und bauen erst aus, was sich bewährt hat. So bleibt das Risiko überschaubar, und du kannst jeden Schritt gegenüber Verwaltungsspitze und Organisation erklären.
- 01
Die Frage schärfen
Wir sprechen mit den Menschen, die die Arbeit machen, und mit Bürgern, die den Dienst nutzen. Danach weißt du, was das Problem ist und was eine Lösung ungefähr erfordert.
Erkunden - 02
Im Kleinen beweisen
Eine erste funktionierende Version für einen Dienst, ein Team oder ein Viertel. Echte Nutzer testen mit, sodass du auf Basis von Erfahrung entscheidest und nicht auf Basis eines Plans.
Pilot - 03
Schrittweise ausbauen
Was funktioniert, bauen wir in kurzen Runden weiter aus. Jede Runde liefert etwas Nutzbares, und du steuerst nach, bevor es teuer wird.
Umsetzung - 04
Übergeben oder gemeinsam weiterentwickeln
Mit Dokumentation und Wissenstransfer kann dein eigenes Team den Betrieb übernehmen. Oder wir bleiben bei Updates und Weiterentwicklung dabei.
Betrieb
05 / Warum TokoWorks?
Offen, übertragbar und ohne Abhängigkeit.
Eine Behörde muss den Anbieter wechseln und Rechenschaft darüber ablegen können, was gebaut wurde. Das berücksichtigen wir von Anfang an.
Der Code gehört euch
Quellcode, Daten und Dokumentation gehören deiner Organisation. Vereinbarungen über Eigentum und Übergabe halten wir vorab fest.
Offene Standards
Wir binden über dokumentierte APIs und gängige Standards an, damit ein anderer Anbieter oder dein eigenes Team später damit weiterarbeiten kann.
Barrierefrei ab dem Entwurf
Wir bauen nach den WCAG-Richtlinien und testen mit Screenreadern und Tastatur, statt Barrierefreiheit nachträglich zu reparieren.
Du sprichst mit den Machern
Kein Account Manager dazwischen. Du besprichst Entscheidungen direkt mit den Menschen, die sie umsetzen, das hält die Wege kurz.
06 / Gut zu wissen
Fragen, die uns öffentliche Stellen stellen.
Zu Barrierefreiheit, Informationssicherheit, Hosting und Abhängigkeit. Ist deine Frage nicht dabei, schick uns eine Nachricht.
Erfüllt das, was ihr baut, die Anforderungen an Barrierefreiheit?
Wir entwerfen und bauen nach den WCAG-Richtlinien, die für Behörden gelten, und testen mit Screenreadern und Tastaturbedienung. Ein externes Barrierefreiheits-Audit und die Erklärung zur Barrierefreiheit regeln wir gemeinsam mit euch.
Wie geht ihr mit der BIO und der DSGVO um?
Wir stimmen die Anforderungen vorab mit deinem CISO und deinem Datenschutzbeauftragten ab. Zugriffsverwaltung, Protokollierung und Datenspeicherung regeln wir von Anfang an, wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag und wirken an einer DSFA mit, wenn das nötig ist.
Wo werden die Daten gespeichert?
Das entscheiden wir gemeinsam. In eurer eigenen Umgebung oder bei uns gehostet. In beiden Fällen können die Daten innerhalb der EU bleiben.
Könnt ihr an unser Fallmanagementsystem und die Basisregister anbinden?
Wenn diese Systeme eine API oder eine andere zuverlässige Anbindungsmöglichkeit bieten, meistens ja. Wir prüfen vorab, welche Daten verfügbar sind und welche Vereinbarungen dafür gelten.
Sind wir danach an euch gebunden?
Nein. Code, Dokumentation und Daten gehören euch, und wir arbeiten mit offenen Standards. Ein eigenes Team oder ein anderer Anbieter kann übernehmen, und wir helfen bei dieser Übergabe.