Wann lohnt sich die Investition in Individualsoftware?
Eigentlich kannst du uns das nicht fragen. Wir bauen Individualsoftware, also ist die Antwort immer ja. Oder?
Nein. Wir sehen sogar oft, dass individuelle Entwicklung nicht der erste Schritt sein sollte. Software nach Maß ist eine große Investition, und die holst du nur wieder rein, wenn das Problem groß genug ist und es keine kleinere Lösung gibt. In diesem Artikel liest du, wie wir das abwägen. Auch wenn das Ergebnis ist, dass du uns noch nicht brauchst.
01 / Zuerst das
Vier Dinge, die du ausprobieren kannst, bevor du etwas bauen lässt.
Viele Engpässe scheinen nach neuer Software zu verlangen, obwohl ein kleinerer Schritt reicht.
Hol mehr aus dem heraus, was du schon hast
EinrichtenViele Softwarepakete können mehr, als du nutzt. Ein Nachmittag mit jemandem, der das Paket gut kennt, erspart manchmal ein ganzes Projekt.
Lass Systeme miteinander sprechen
AnbindenTippen Mitarbeitende Daten von einem System ins andere ab? Dann reicht oft eine Anbindung, und die ist viel kleiner als ein neues System.
Schau zuerst auf den Prozess
VereinfachenEin umständlicher Prozess wird nicht besser, wenn du ihn automatisierst. Manchmal erweist sich ein Schritt als überflüssig, sobald jemand fragt, warum es ihn gibt.
Such nach einer Standardsoftware
EinkaufenFür Buchhaltung, CRM oder Dienstpläne gibt es fast immer etwas zu kaufen. Wenn dein Prozess nichts Besonderes ist, pass die Arbeit an die Software an, nicht umgekehrt.
Wann individuelle Entwicklung sinnvoll wird.
Es gibt Situationen, in denen Standardsoftware strukturell nicht ausreicht. Nicht einmal, sondern jeden Tag. Meistens sehen wir eines oder mehrere dieser Signale:
- Mitarbeitende führen neben dem System eigene Tabellen, weil das System nicht tut, was sie brauchen.
- Dieselben Daten werden mehrfach eingegeben, und genau da passieren Fehler.
- Deine Arbeitsweise ist genau das, was dich von der Konkurrenz unterscheidet, und keine Software unterstützt sie.
- Bei jedem Wachstumsschritt brauchst du genauso viele zusätzliche Leute für die Verwaltung.
- Du willst Kunden etwas Digitales bieten, das es noch nicht gibt.
Erkennst du ein oder zwei davon wieder? Dann ist es Zeit zu rechnen.
02 / Rechenbeispiel
Was kostet das Problem jetzt?
Ein einfacher Einstieg. Die Zahlen sind ein Beispiel; setz deine eigene Situation ein.
- Wie viele Mitarbeitende erledigen diese Arbeit?
- 5
- Wie viele Stunden pro Woche kostet der manuelle Teil pro Person?
- 4 Stunden
- Wie viele Arbeitswochen pro Jahr?
- 46
- Stunden pro Jahr
- 920 Stunden
- Lohnkosten pro Stunde
- € 45
- Kosten des Problems pro Jahr
- 41.400,00 €
Dieser Betrag ist deine Obergrenze. Software, die dieses Problem löst, darf über ein paar Jahre gerechnet nicht mehr kosten als das Problem selbst. Sonst machst du besser so weiter wie bisher.
Stunden sind allerdings nicht die ganze Geschichte. Fehler kosten auch Geld: eine falsche Rechnung, ein verpasster Termin, ein Kunde, der abspringt, weil er drei Tage auf eine Antwort wartet. Die sind schwerer zu zählen, aber oft größer. Und manchmal geht es nicht ums Sparen, sondern um etwas, das du jetzt nicht kannst. Ein neuer Service, ein neuer Markt. Dann rechnest du mit dem, was es einbringt, statt mit dem, was es spart.
Die Kosten, die du im Angebot nicht siehst
Ehrlich gesagt: Individuelle Entwicklung kostet auch Geld, wenn sie fertig ist. Hosting, Sicherheitsupdates, kleine Anpassungen, wenn sich deine Arbeitsweise ändert. Rechne von Anfang an damit. Hosting, Updates, Monitoring und Backups regeln wir über Hosting, Betrieb und Support. Anpassungen machen wir auf Stundenbasis oder über einen Retainer. Bezieh diese Kosten ein, wenn du ausrechnest, was dich die Software über ein paar Jahre kostet.
Das größte Risiko liegt übrigens nicht in den Kosten. Es liegt in Software, die niemand nutzt. Deshalb fangen wir klein an, mit einer ersten Version, die eine Sache gut macht. Wie das funktioniert, liest du in [Von der Idee zum MVP](/de/blog/von-der-idee-zum-mvp-so-entsteht-eine-erste-funktionierende-version).
03 / Die Abwägung
Lohnt sich individuelle Entwicklung für dich?
Individuelle Entwicklung lohnt sich, wenn
- das Problem jeden Tag wiederkehrt und viele Menschen betrifft;
- du die Kosten des Problems in Stunden oder Euro benennen kannst;
- deine Arbeitsweise dich unterscheidet und das auch so bleiben soll;
- du schon versucht hast, Systeme anzubinden oder besser einzurichten;
- du Wachstum erwartest und die Arbeit jetzt mitwächst.
Wähl zuerst etwas anderes, wenn
- eine Standardsoftware es zu achtzig Prozent gut macht;
- das Problem ein paar Mal im Jahr auftritt;
- der Prozess selbst noch nicht klar ist;
- intern niemand Zeit hat, mitzudenken und zu testen.
Häufige Fragen
Was kostet Individualsoftware im Durchschnitt?
Ein Durchschnitt sagt wenig. Eine Anbindung zwischen zwei Systemen ist etwas ganz anderes als eine komplette Plattform mit Nutzern, Rollen und Dashboards. Eine erste, klar abgegrenzte Version, etwa eine Anbindung, ein Dashboard oder eine einfache Webanwendung, beginnt oft bei einigen hundert bis einigen tausend Euro. Eine umfangreiche Plattform geht schnell in die Zehntausende. Wir teilen jedes Projekt in Phasen auf und vereinbaren vorab einen Festpreis pro Phase. So weißt du immer, was du bekommst und was es kostet, bevor du weiterbaust.
Kann ich klein anfangen?
Ja, und das empfehlen wir meistens. Eine erste Version, die ein Problem löst, zeigt schnell, ob sich die Investition lohnt, bevor du weiterbaust.
Was, wenn ich später doch eine Standardsoftware will?
Vereinbarungen über das Eigentum an Code und Daten legen wir vorab fest. Deine Daten gehören dir und kommen mit, wenn du wechselst.
Könnt ihr beim Business Case helfen?
Ja. In einer kurzen Beratung stellen wir die Optionen nebeneinander, auch die Wege, bei denen du uns nicht brauchst.
Unsicher, ob individuelle Entwicklung der richtige Weg ist?
Erzähl uns, wo es gerade hakt. In einem ersten Gespräch schauen wir gemeinsam, ob sich individuelle Entwicklung lohnt oder ob eine Anbindung oder besser eingerichtete Software reicht.